UNIDADES X, XI, XII, XIII, XIV y XV


Unidad 10
La Empresa. Generalidades

¿Qué es una empresa?
Es una entidad económica de carácter pública o privada, que está integrada por recursos humanos, financieros, materiales y técnico-administrativos, se dedica a la producción de bienes y/o servicios para satisfacción de necesidades humanas, y puede buscar o no lucro.

¿Cuál es la relación empresa -consumidor?
El mercado es un conjunto de consumidores potenciales y proveedores de satisfacción, es donde se encuentran las necesidades y los productos, por lo cual la empresa debe orientarse hacia la necesidad, por ejemplo:


Dicha relación producto - necesidad o empresa - consumidor, indica que la coherencia entre el producto y el mercado es uno de los principales factores para el éxito de la empresa.

¿Cuál es la finalidad principal de una empresa?
Hay muchos ángulos para definir las finalidades de una empresa según la perspectiva de dueño, gerente, socio, empleado, cliente, comunidad o asesor.

· Satisfacer a los clientes
· Obtener la máxima rentabilidad
· Obtener resultados a corto plazo
· Beneficiar a la comunidad
· Dar servicio a los clientes
· Beneficiar a los empleados
· Dar imagen personal



Sin embargo, si analizamos cada una de las propuestas anteriores, encontramos que centrarse en la mayoría de ellas puede llevar al fracaso, la finalidad principal de una empresa es la generación de excedentes que posibiliten su reproducción de empresa en el largo plazo. Esto implica que satisfacer al cliente o beneficiar a otros, son condiciones necesarias para poder reproducirse, sin cumplir con esas condiciones, obviamente iría al fracaso.

Dado que la coherencia producto - mercado de la empresa es dinámico, se requiere de una interpretación dinámica de la realidad interna y del entorno, lo cual significa vigilar y tomar decisiones para cambiar, adaptarse, crecer, mejorar, defenderse, retraerse, atacar, todo lo cual está orientado a mantener y mejorar la empresa.

¿Cuáles son los recursos básicos de la empresa?

· Materiales: conformada por todos los bienes tangibles, tales como edificios, maquinaria, insumos, etc.
· Financieros: es el recurso monetario con el que la empresa funcionará.
· Humanos: conformado por todo el personal que labora en la empresa. Este es el elemento más importante dentro de la organización.
· Técnicos-Administrativos: compuesto por el conjunto de procedimientos y sistemas aplicables en una empresa, por ejemplo, el sistema de contabilidad, técnicas de inducción, técnicas de evaluación del desempeño, etc.

¿Cuáles son las funciones básicas de toda empresa?

· Recursos Humanos: dónde se recluta, selecciona, contrata e induce al personal que ingresa a la empresa.
· Producción: dónde se lleva a cabo la transformación de los insumos en productos terminados, listos para ser consumidos.
· Mercadotecnia: dónde se lleva a cabo la función de promoción y ventas de los productos.
· Finanzas: dónde se lleva a cabo la obtención y administración de los recursos financieros de la empresa.
· Administración: dónde se llevan a cabo las funciones de previsión, planificación, organización, integración, dirección y control de todas las actividades generales de la empresa.

¿Cómo se clasifican las empresas?

Existen varios tipos de clasificación de las empresas, entre las principales tenemos las siguientes:



Por su tamaño:

· Pequeña: cuenta con activos menores a $100,000.00 dólares, con menos de 20 empleados trabando en la empresa y cubre una parte del mercado local o regional.
· Mediana: es aquella que tiene activos menores a $250,000.00 dólares, con menos de 100 empleados laborando y su producto solamente llega al ámbito nacional.
· Grande: cuenta con activos mayores a $250,000.00 dólares, tiene más de 100 empleados, y su producto abarca el mercado internacional.

Por su actividad económica:

· Extractivas: son las empresas que proporcionan materia prima a otras industrias, por ejemplo, pesca, agricultura, caza, explotación de bosques y canteras, etc.

· Industriales o fabriles: se dedican a la producción de bienes, mediante la transformación de la materia prima a través de los procesos de fabricación, por ejemplo, electricidad, agua, manufactura, etc.

· Comerciales: empresas que se dedican a la compra y venta de productos terminados, tales como almacenes, librerías, farmacias, supermercados, etc.

· Financieras: empresas del sistema financiero que efectúan prestamos a personas y organizaciones. Ejemplos de estas son los Bancos.

· Empresas de Servicio: se dedican a la prestación de servicios no tangibles, tales como transporte, limpieza, etc.

Por su constitución patrimonial.

Públicas: tales como Instituciones de Gobierno, Instituciones Autónomas, Municipalidades, Ayuntamientos, etc.

· Privadas: las que se dedican a la producción de bienes y/o servicios a la vez que buscan lucro, y su capital está formado por aportes de personas particulares.



Unidad  11
El Proceso Administrativo

Si observamos cómo se desarrolla la vida de todo organismo social -y principalmente la de aquellos que, como la empresa, forma el hombre libremente- podemos distinguir dos fases o etapas principales. La comparación con lo que ocurre en la vida de los organismos físicos podrá aclararnos mejor estas dos fases.

La primera etapa. Se refiere a la estructuración o construcción del organismo. En ella, partiendo de una célula, se van diferenciando y definiendo los tejidos y órganos, hasta que se llega a integrar el ser en toda su plenitud funcional, apto ya para el desarrollo normal de las actividades o funciones que le son propias o específicas.

La segunda etapa. Cuando ya está totalmente estructurado el organismo, desarrolla las funciones en toda plenitud, operaciones o actividades que le son inherentes, en toda su variada, pero coordinada complejidad, que tiende a realizar la vida de ese organismo.

De igual manera ocurre en un organismo social: en su primera etapa, partiendo de la iniciativa de una o pocas personas, todo se dirige a la estructuración de ese organismo social; cuando esta debidamente estructurado, existe una segunda etapa, que consiste en la operación o funcionamiento normal del mismo, para lograr los fines propuestos.

Para efectos de una mejor comprensión de este tema se exponen a continuación algunos criterios de diversos autores acerca de las etapas del proceso administrativo:

Henry Fayol. Etapas: Previsión, organización, comando, coordinación y control.

Koontz & O'Donnell. Etapas: Planeación, organización, integración, dirección y control.

G. R. Terry. Etapas: Planeación, organización, ejecución y control.

Agustín Reyes Ponce. Etapas: Previsión, planeación, organización, integración, dirección y control.

Burt K. Scanlan. Etapas. Planeación, organización, dirección y control.

De acuerdo a las anteriores propuestas acerca del proceso administrativo, puede concluirse que, seis son las etapas básicas para su estudio y conformación de sus dos principales fases.

Fase estática, compuesta por la previsión, planificación y la organización, en donde se da respuesta a los cuestionamientos de ¿Qué se va a hacer? y ¿Cómo se va a realizar? respectivamente.

La otra fase, la dinámica cuya implantación dentro de la organización, permite ver con mayor claridad lo que al momento se esta haciendo y así mismo poder evaluar tales acciones, y aquí se encuentran las fases de integración, dirección y control.



Otra razón por la cual se les ha dado en llamar fase estática y dinámica, es debido a la relación que se tiene con las personas. Generalmente en la fase estática se tiene poca o nula relación con personas, en tanto que en la fase dinámica, existe gran actividad e interacción con otros seres humanos.


ÁREAS FUNCIONALES DE LA EMPRESA.


LA EMPRESA Y SUS COMPONENTES.

Operaciones Técnicas:
Producción,
Fabricación,
Transformación.

Operaciones Comerciales:
Compra,
Venta,
Trueque,
Publicidad,
Estudio de Mercado.

Operaciones Financieras:
Capitales,
Búsqueda y administración de recursos financieros.

Operaciones de Seguridad:
Prevención de riesgos,
Protección de bienes y personas.

Operaciones de Contabilidad:
Inventario,
Balance,
Control de Costos,
Estadísticas.

Operaciones Administrativas:
Previsión,
Organización,
Mando,
Coordinación,
Control.



Operaciones Técnicas: Necesita materias primas y salida de productos para lo cual es imprescindible el capital, el salario, la seguridad y previsión, entendiéndose por tal las medidas administrativas y operacionales tendientes a prever, adelantar hechos comerciales que afecten favorable o desfavorablemente el ritmo, y calidad de la producción.

Operaciones Comerciales: Investiga el mercado, efectúa y controla las campañas publicitarias, efectúa convenios y coloca el producto o servicio en el mercado de acuerdo a los montos requeridos.

Operaciones Financieras: Debe obtener y optimizar los recursos económicos, consiguiendo préstamos o colocando acciones en el mercado de la bolsa, efectuando inversiones, concediendo préstamos o créditos, estableciendo los márgenes de gastos, costos, utilidad por ventas, contado, crédito, mayoreo o detalle, nacionales o extranjeras, etc.

Operaciones de Seguridad: Su objetivo es prevenir, evitar robos, atentados, incendios, desmanes, agresiones garantizando la seguridad y la tranquilidad para el normal desarrollo de las actividades de la empresa.

Operaciones de Contabilidad: Es el control y registro monetario de los bienes y capitales de la empresa, su operación permite es este fundamental aspecto, saber cual fue y es el estado financiero, como fuente de información permite una mejor toma de decisiones y a la vez efectuar proyecciones que complementan planes y objetivos específicos. Debe entregar informes exactos, claros y precisos.

Operaciones Administrativas: Prever, organizar, coordina y controla, dada estas características permite, a diferencia de las anteriores enunciadas, ser la que una y coordine los esfuerzos de cada área y permite armonizar constituyendo el cuerpo social. Otra diferencia es que traza programas generales de acción constituyendo el registro escrito de todos los movimientos de la empresa.

Prever                        : Escrutar el porvenir y planificar (programa de acción)
Organizar      : Constituir el doble organismo material y social.
Mando           : Hacer funcionar al personal.
Coordinación            : Vincular, unir, armonizar los actos y esfuerzos.
Controlar       : Velar porque los  eventos ocurran en el orden dado según las normas.



Unidad 12
La Previsión

¿Qué es la Previsión?

"El análisis de la información relevante del presente y del pasado, ponderando probables desarrollos futuros de tal manera que puedan determinarse los cursos de acción (planes) que posibiliten a la organización para el logro de objetivos" (Sisck y Sverdlik).

"Es el elemento de la administración en el que con base en las condiciones futuras en que una empresa habrá de encontrarse, reveladas por una investigación técnica, se determinan los principales cursos de acción que nos permitirán realizar los objetivos de la empresa" (Agustín Reyes Ponce).

"Es calcular el porvenir y prepararlo. Hacer articular los programas de acción". (Henri Fayol).

Como puede inferirse, la palabra previsión proviene de prever o pre-ver, lo que es "ver anticipadamente las cosas" o "tratar de ver en forma anticipada lo que va a ocurrir".
Entonces, entenderemos por previsión como aquella etapa del proceso administrativo donde se diagnostica a través de datos relevantes del pasado y del presente que sean relevantes, de tal forma que se puedan construir contextos sociales, políticos, económicos, tecnológicos, etc., en los que se desenvolverá la empresa en el mediano como en el largo plazo.

Todo administrador debe ser un visionario, pero a la vez, previsor, ya que en la actualidad la única constante es el "cambio", y debemos estar preparados para enfrentarlo. El mundo puede cambiar de un momento a otro, tal como sucedió el 11 de septiembre con las Torres Gemelas en Nueva York.

Principios de la Previsión.

Principio de consistencia de dirección: debemos ser estables y coherentes cuando tomemos una decisión, y mantenernos firmes hasta finalizar lo que nos hemos propuesto. Si surgieren inconvenientes, debe buscarse alternativas de solución resolver los problemas e ir siempre en el camino que se ha trazado.

Principio de la Primacía: por ser la primera etapa del proceso administrativo, la previsión tiene incidencia directa e indirecta en el resto de etapas (planificación, organización, integración, dirección y control).

Principio de la transitividad: tiene relación con el principio anterior, ya que la previsión está inmersa en las demás etapas del proceso administrativo, y transita por todas.

Principio de ejecutividad: todo lo que nos hayamos propuesto realizar, debemos llevarlo a cabo en los tiempos programados, tratando de evitar demoras y situaciones que causen retraso a las operaciones de la empresa.



Unidad 13
La Planificación.

¿Qué se entiende por Planificación?

La Planificación es el proceso por el cual se obtiene una visión del futuro, en donde es posible determinar y lograr los objetivos, mediante la elección de un curso de acción.

¿Cuál es la importancia de la Planificación?

Propicia el desarrollo de la empresa.
Reduce al máximo los riesgos.
Maximiza el aprovechamiento de los recursos y tiempo.

El autor José Antonio Fernández Arena afirmaba que "Planear es función del administrador, aunque el carácter y la amplitud de la planeación varían con su autoridad y con la naturaleza de las políticas y planes delineados por su superior".

El reconocimiento de la influencia de la planeación ayuda en mucho a aclarar los intentos de algunos estudiosos de la administración para distinguir entre formular la política (fijar las guías para pensar en la toma de decisiones) y la administración, o entre el director y el administrador o el supervisor.

Un administrador, a causa de su delegación de autoridad o posición en la organización, puede mejorar la planeación establecida o hacerla básica y aplicable a una mayor proporción de la empresa que la planeación de otro. Sin embargo, todos los administradores desde, los directores hasta los jefes o supervisores, planean lo que les corresponde.

¿Cómo se clasifica la Planificación?

Existen diversos tipos de planes, entre los que se tienen:

Misión: es la razón de ser de la empresa. También se dice que es la labor, el encargo o servicio especial que una empresa se propone lograr hacia el largo plazo. Por ejemplo, la misión de una universidad es la formación superior, enseñanza y la investigación.

Visión: es la capacidad administrativa de ubicar a la empresa en el futuro, en dónde deseamos estar de aquí a cinco años. Por ejemplo, un Banco puede tener como visión "ser la empresa líder en la prestación de servicios financieros en toda Europa".

Objetivos: son el resultado que se espera obtener, y hacia el cual se encaminan los esfuerzos conjuntos. Por ejemplo, un objetivo de una empresa comercial puede ser aumentar las ventas del año 2014 con respecto a las del 2013. Los objetivos pueden ser de corto plazo (hasta un año), mediano plazo (de 1 a 3 años) y largo plazo (más de 3 años).



Metas: los diferentes propósitos que se deben cumplir para lograr el objetivo. Las metas son fines más específicos que integran el objetivo de la empresa. Por ejemplo, para la empresa comercial que desea incrementar sus ventas, una meta podría ser capacitar al equipo de vendedores durante los primeros dos meses del año 2004, con lo que se busca alcanzar el objetivo planteado.

Políticas: son guías o lineamientos de carácter general, que indican el marco dentro del cual empleados de una empresa pueden tomar decisiones, usando su iniciativa y buen juicio. Por ejemplo, competir en base a precios en el mercado.

Reglas: son normas precisas que regulan una situación en particular. Acá se exponen acciones u omisiones específicas, y no dan libertad de acción. Ejemplos de este tipo son "no fumar", "no ingerir alimentos en este sitio", etc.

Estrategias: la acción de proyectar a un futuro esperado y los mecanismos para conseguirlo, y hacer que el futuro de la organización se comporte como se determinó. Se puede decir entonces que estrategias son los cursos de acción, preparados para enfrentarse a las situaciones cambiantes del medio interno y externo, a fin de alcanzar sus objetivos. Por ejemplo, una estrategia podría se "realizar investigaciones de mercado permanentemente, y proveer de eficiente información al equipo de venta, a fin de aumentar las ventas".

Programas: son planes que comprenden objetivos, políticas, estrategias, procedimientos, reglas, asignación de funciones y recursos, y las acciones necesarias para alcanzar los objetivos, estableciendo el tiempo necesario para la ejecución de cada una de las etapas de operación.

Presupuestos: es un plan que representa las expectativas para un período futuro, expresados en términos cuantitativos, tales como dinero, horas trabajadas, unidades producidas, etc. Los presupuestos pueden ser de Operación (ventas, producción, inventarios, etc.) y Financieros (de efectivo, de capital, estados financieros pro forma, etc.).

Procedimientos: son planes que señalan una serie de labores concatenadas que deben realizarse de acuerdo a una secuencia cronológica, para alcanzar los objetivos preestablecidos. Un ejemplo de este tipo de planes es el procedimiento que se lleva a cabo para el pago de sueldo a los empleados
 
Unidad 14
El proceso de la Planificación

PLANIFICACIÓN:

            “La planificación es una función administrativa que se ejecuta para una actividad en particular.  El éxito en su desarrollo requiere del análisis de los datos del pasado, decisión en el presente y la evaluación del futuro”.
Herbert Hicks.

Aspectos Generales:

            La planificación determina hacia dónde va la organización y los métodos generales que utilizará para llegar ahí. Desde el punto de vista organizacional, la planificación está orientada a:

Establecer metas u objetivos organizaciones.

Determinar el enfoque por medio del cual se van a alcanzar los objetivos.

Consecuentemente con lo anterior se establece que la planificación es una función administrativa, siendo de todas la más importante. Esto se debe a que incluye la selección de los cursos de acción futuros entre diversas alternativas. La expresión de los cursos de acción se realiza a través de los planes, los cuales proporcionan un medio racional para lograr los objetivos preseleccionados, lo que implica una permanente innovación administrativa y la capacidad de crear algo nuevo por parte de quien la ejerce.

Planificar es esencialmente decir qué objetivos quieren lograrse, qué acciones deben llevarse a cabo para alcanzarlos, qué posiciones organizacionales se asignarán para ello y quién será el responsable de cada una de las acciones necesarias.


Rara vez puede predecirse el futuro y menos con exactitud, de ahí, que un sinnúmero de factores se escapen al control y pueden influir en las planificaciones. Pero de otro modo, de no existir las planificaciones los acontecimientos se dejarían al zar.

Propósito de la planificación:

            Coordinar las actividades de la organización hacia objetivos definidos y acordados. Después de una planificación exitosa, existe un acuerdo más general respecto a la dirección deseada por la organización.

            Otro elemento importante de señalar es el hecho que la planificación aporta un grado más alto de racionalidad y orden a la institución del que existiría sin ella. De no existir una planificación el administrador está obligado a reaccionar ante situaciones o problemas de carácter inmediato, transformándose en “apagaincendios”, lo que lo lleva a un círculo vicioso del cual no puede salir fácilmente, desgastándose rápidamente.


Principios de la planificación:

Principio del Compromiso.

            La implementación de un plan compromete a una organización a seguir un curso de acción específico, en consecuencia, los planes deben cubrir un espacio de tiempo lo bastante grande para prever una serie de acciones, en el marco del cumplimiento de los compromisos hechos en el plan. Algunos planes y compromisos son más fáciles de cambiar que otros.

Principio de Flexibilidad.

Debido a que nunca se sabe lo que va a suceder en el futuro, los planes no resultan precisamente como se esperan. Partiendo de esta premisa, se establece que un buen plan es aquel que permite modificaciones. Esto se debe a que la planificación está apuntando a “blancos móviles”.

Cuanto mayor sea la flexibilidad que se le pueda imprimir a un plan, menor será el riesgo de pérdidas en la cual se incurra por sucesos inesperados. Por otra parte, la flexibilidad debe pesarse ante los riesgos que significan los compromisos futuros ya adquiridos. El principio de Flexibilidad tiene cono objetivo dar a los planes cierta flexibilidad de cambio de dirección.

De lo indicado anteriormente se deduce que la flexibilidad sólo es posible dentro de ciertos límites:

1ro. Una decisión no se puede posponer  y al mismo tiempo garantizar su conveniencia.

2do. La flexibilidad interna de los planes puede ser tan costosa que no valga la pena precaverse.

3ro. Existen situaciones en las cuales la flexibilidad encaja con la dificultad que resulta impracticable o no encaja de manera alguna.

Principio del Cambio de Rumbo.

Este principio plantea la revisión regular de los planes, cuanto más se comprometen con el futuro las decisiones de la planificación, tanto más importante es para un administrador revisar periódicamente los acontecimientos y las expectativas, y rediseñar los planes en la forma necesaria para mantener  el curso de acción hacia las metas deseadas.

El principio de Cambio de Rumbo, contrariamente al principio de flexibilidad se aplica a la totalidad del proceso de planificación.

Tipos de planes.

            Los planes pueden ser clasificados de varias formas, sin embargo, por lo general todos se derivan de los objetivos organizacionales.

Harold Koontz ha determinado algunos pasos que deben seguirse en la planificación, a saber:

Detección de una oportunidad.
Establecimiento de objetivos.
Consideración de las premisas de planificación.
Identificación de las alternativas.
Comparación de alternativas de acuerdo a los objetivos y las metas.
Elección de una alternativa.
Elaboración de los planes de apoyo.
Elaboración del presupuesto.

Entre las ventajas más relevantes de la planificación tenemos: ayuda a mejorar la coordinación entre los miembros de la empresa; permite mejorar la visión interna y del entorno empresarial; y ayuda a la administración a adaptarse rápidamente al medio cambiante.

La planificación puede ser estratégica y operativa. Analicemos más adelante éstos conceptos.

Planificación Estratégica.

La planificación estratégica permite la toma de decisiones a largo plazo. Acá se deben tomar en cuenta: los cambios en el entorno, la capacidad de la empresa y el clima organizacional.

Tienen como propósito establecer o actualizar la misión y los objetivos generales de la empresa. Es muy útil para el desarrollo de nuevas aptitudes y procedimientos para enfrentar la ruta a seguir en el futuro.

Entre las etapas formales de la planificación estratégica se encuentran:

a) Identificación de las estrategias actuales.
b) Identificación de las metas estratégicas potenciales.
c) Selección de metas estratégicas.
d) Evaluación y ejecución de las estrategias.



Planificación Táctica.
Es un proceso anual que guía hacia el logro de los objetivos propuestos en los programas de la empresa.

Algunas diferencias entre los planes estratégicos y tácticos son:

El plazo, los planes estratégicos implican el largo plazo, en tanto que los planes tácticos son de corto plazo, y en ocasiones mediano plazo.

El alcance, ya que los planes estratégicos son más generales, en tanto que los tácticos son específicos.

Independencia, ya que los planes tácticos tienden a reflejar las metas y los planes estratégicos la misión de la empresa.



Unidad 15
El Gráfico de Gantt

Henry Laurence Gantt (1861-1919) desarrolló a inicios del siglo XX este método gráfico de planeación y control, que permite contemplar las fases de inicio y finalización de las diversas actividades.

Llamado también cronograma de actividades o Calendarización, se trata de un gráfico de barras, dónde la longitud de cada barra representa la duración en días, semanas, meses o años de una actividad. La utilidad de éste gráfico radica en que señala la frecuencia en que debe ejecutarse cierto número de actividades en base a la duración de cada una de las mismas.

Para una mayor ilustración, a continuación se presenta el Gráfico de Gantt que dispone los tiempos y actividades para la realización de una investigación de mercado, dividida en tres fases y para ser desarrollada en cuatro meses.