Unidad 7
Teoría Clásica de la Organización (Fayol)
Henri Fayol (1841-1925), de origen francés, es para algunos, el autor más distinguido de la teoría administrativa. Señaló que la teoría administrativa se puede aplicar a toda organización humana (universalidad). Se le considera el padre del proceso administrativo, y creador e impulsador de la división de las áreas funcionales para las empresas.
Los primeros trabajos de Henri Fayol, representan la escuela de la teoría del "Proceso Administrativo". En el año de 1916 publicó el libro Administration Industrielle et Genérate (Administración Industrial y General). El libro compendiaba sus opiniones sobre la administración adecuada de las empresas y de las personas dentro de éstas.
Fayol identificó cinco reglas o deberes de la administración:
Planeación: diseñar un plan de acción para el mañana.
Organización: brindar y movilizar recursos para la puesta en marcha del plan.
Dirección: dirigir, seleccionar y evaluar a los empleados con el propósito de lograr el mejor trabajo para alcanzar lo planificado.
Coordinación: integración de los esfuerzos y aseguramiento de que se comparta la información y se resuelvan los problemas.
Control: garantizar que las cosas ocurran de acuerdo con lo planificado y ejecución de las acciones correctivas necesarias de las desviaciones encontradas.
Más importante aún, Fayol creía que la administración se podía enseñar. Le interesaba mucho mejorar la calidad de la administración y propuso varios principios para orientar el quehacer administrativo, los que se muestran a continuación:
1. División del trabajo.
2. Autoridad y responsabilidad.
3. Disciplina.
4. Unidad de mando.
5. Unidad de dirección.
6. Interés general sobre el individual.
7. Justa remuneración al personal.
8. Delegación vs. Centralización.
9. Jerarquías.
10. Orden.
11. Equidad.
12. Estabilidad del personal.
13. Iniciativa.
14. Espíritu de equipo.
Fayol aclaró que estos principios administrativos no son de ninguna manera rígidos, ya que en diversas situaciones, se requiere hacer uso del criterio personal y la mesura. Lo más importante es que constituyen guías universales; en cualquier tipo de organización humana se pueden aplicar:
División de trabajo.
Producir más y mejor con el mismo esfuerzo. Al hacer el mismo trabajo adquiere habilidad, seguridad, precisión que aumenta el rendimiento y una de sus consecuencias es la especialización de las funciones y conlleva a la Separación de poderes, es decir, la especialización de los obreros y de la dirección, para mejorar la eficiencia y aumentar el rendimiento.
Autoridad y Responsabilidad.
Es el derecho a mandar y el poder de hacerse obedecer, básicamente existen dos tipos, la autoridad estatutaria (de estatuto) y autoridad personal que se complementa a la anterior (respeto)
Responsabilidad es la sanción (reconocimiento o castigo) que acompaña al poder como una consecuencia natural, donde hay una autoridad nace una responsabilidad.
La sanción está claramente definida en la base de la organización y en la medida que la escala jerárquica asciende esta se hace más difícil de graduar y menos frecuente la necesidad de hacerlo en la medida que la jefatura da el ejemplo ganando con ello valor moral.
Disciplina.
Esta formado por le obediencia, asiduidad (constancia), actividad, modales socialmente aceptados y signos externos de respeto. Autodisciplina.
“La disciplina es la principal fuerza de los ejércitos”
“La disciplina es lo que de ella hacen los jefes”
Se logra especialmente cuando:
Hay buenos jefes en todos los grados.
Existen negociaciones colectivas, claras y equitativas.
Las sanciones son justas y equitativas.
En esencia, la obediencia, dedicación, energía y conducta dadas la organización, y ello depende del mérito de los jefes.
Unidad de mando.
Para una acción cualquiera, un agente no debe recibir órdenes sino de un solo jefe.
Unidad de dirección.
Un solo jefe y un solo programa para un conjunto de operaciones orientadas a un mismo fin.
Interés general sobre el individual.
Dejar los propios intereses postergados, para sumar mis esfuerzos al logro del bienestar de la comunidad a la cual pertenezco.
Justa remuneración del personal.
Es el precio del servicio prestado el cual debe ser equitativo, satisfaciendo a la empresa y al trabajador, al empleador y al empleado. El mismo, depende de muchos factores, entre ellos; la carestía de la vida, abundancia o escasez del personal, es estado general de los negocios y la voluntad de las partes. Requiere de acuerdos justos, satisfactorios para todos, con arreglo a los cuales se recompensa la aptitud, pero no con exceso. Este es tal vez uno de los más difíciles de lograr.
Delegación v/s Centralización.
Toda decisión y evaluación tanto como las ordenes, instrucciones y control, se originan y controlar en un punto central único. La descentralización del mismo depende de cada empresa. La consolidación de la función directiva debe hacerse de acuerdo con las circunstancias que rodean a la organización.
Jerarquía.
Es la serie de jefes que va desde la autoridad máxima hasta los agentes inferiores (en cuento a funciones se refiere). Es la cadena de mando, que a veces tiene varias trayectorias. Personas situadas en niveles paralelos, según se desciende en la escala, pueden ser autorizadas a resolver problemas con el conocimiento del superior.
Orden.
Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar.
Cada uno ocupa un puesto y debe actuar solamente desde ese puesto; de modo semejante, todos los materiales deben tener un lugar determinado y estar en él.
Equidad.
No es igual a justicia, la justicia es aplicar una sanción establecida para una falta catalogada. Equidad es una combinación de justicia y benevolencia, su aplicación exige sentido común, experiencia y comprensión.
Debe alimentarse la lealtad mediante la benevolencia y la justicia; pero ello no excluye la severidad y la energía cuando sea necesario.
Estabilidad del personal.
Es el tiempo de permanencia de un funcionario en el mismo puesto y labor, esto conlleva a un sentimiento de seguridad, el trabajo dada la experiencia, se ejecuta en forma eficiente, La remoción de un puesto debe ser evitada dentro de lo posible, reduciéndose sólo a fallecimientos, traslados, jubilaciones, etc.
El alto índice de rotación del personal es resultado de la ineficiencia y, a su vez, causa de ella; las mejores organizaciones tienen un personal estable.
Iniciativa.
Concebir un plan y asegurar su éxito es una de las más vivas satisfacciones, la capacidad de concebir y ejecutar un plan acorde con los parámetros establecidos por las políticas de la empresa.
Espíritu de equipo.
“La unión hace la fuerza” y “divide y vencerás”; resumen la idea de este principio administrativo, la armónica unión personal/empresa es el pilar que lleva al éxito proporcionando fuerza a cualquier empresa.
Unidad 8
El enfoque de Sistemas en Administración.
El enfoque de sistemas revolucionó los enfoques administrativos existentes. Concibe a las empresas como sistemas sociales inmersos en sistemas que se interrelacionan y afectan mutuamente.
Los orígenes de este enfoque se remonta a las concepciones aristotélicas de "causa y efecto", y que todo entero forma parte de otro mayor. La teoría moderna de sistemas se desarrolló por los aportes de Ludwing Von Bertalanffy, quién indicó que no existe elemento físico o químico independiente; todos los elementos están integrados en unidades relativamente interdependientes.
Fue en 1954 cuando Kenneth Boulding escribió un artículo titulado "La teoría general de sistemas y la estructura científica". Este artículo es considerado de gran relevancia porque revolucionó el pensamiento científico y administrativo.
Puede definirse un sistema como "un conjunto de elementos íntimamente relacionados que actúan e interactúan entre sí hacia la consecución de un fin determinado".
Los sistemas se pueden clasificar de acuerdo con:
El grado de interacción con otros sistemas: abiertos, semiabiertos o semicerrados y cerrados.
Su composición material y objetiva: abstractos y concretos.
Su capacidad de respuesta: activos, pasivos y reactivos.
Su movilidad interna: estáticos, dinámicos, homeostáticos y probabilísticas.
Su grado de dependencia: independientes e interdependientes.
En cualquier sistema se puede encontrar cuatro elementos básicos para su funcionamiento:
Entradas o insumos: abastecen al sistema de lo necesario para cumplir su misión.
Procesamiento: es la transformación de los insumos.
Salidas o producto: es el resultado del proceso.
Retroalimentación: es la respuesta de los sistemas que han recibido como insumo el producto de un sistema previo o la respuesta del medio ambiente.
Gráficamente, una empresa vista como sistema se representa de la siguiente manera:
Los sistemas se componen de subsistemas, por ejemplo, el cuerpo humano, que es un sistema y cuenta además con subsistemas circulatorio, respiratorio, nervioso, etc. Una empresa está compuesta por los subsistemas de finanzas, personal, mercadeo, etc. De igual forma, todo sistema forma parte integral de otro más grande, comúnmente llamado macrosistema o suprasistema. Por ejemplo, un árbol es un sistema que forma parte del macrosistema vegetal, y éste forma parte de la ecología del planeta, y así sucesivamente.
Unidad 9
Otras teorías de Administración
Existe diversidad de teorías en Administración, lo que algunos llaman la "jungla de las teorías administrativas". A continuación se presentan las más comunes.
Escuela Matemática de la Administración.
La teoría general de la administración ha recibido muchos aportes de las ciencias exactas, específicamente de la matemática. Modelos matemáticos han proporcionado soluciones a diversos problemas y/o situaciones empresariales, por ejemplo: en el área de personal o recursos humanos, producción, mercadeo, finanzas, etc. Las decisiones administrativas pueden tomarse con base a ecuaciones matemáticas que constituyen simulaciones de situaciones reales, que obedecen a determinadas leyes.
La teoría matemática aplicada a problemas de administración se conoce como Investigación de Operaciones. Este enfoque comprende una tendencia muy amplia que hace énfasis en el proceso de toma de decisiones. De ahí que es una contribución al proceso decisorio del administrador.
La Investigación de Operaciones surgió durante la segunda guerra mundial, y después de 1954 pasó a utilizarse gradualmente en empresas públicas estadounidenses, y posteriormente a las privadas. La Investigación de Operaciones incluye teoría de juegos, teoría de colas, programación lineal, probabilidad y estadística, y en la actualidad simulación por computadoras.
Los principales campos de acción de la teoría matemática son:
Con relación a personas: organización y gerencia, ausentismos y relaciones de trabajo, economía.
Con relación a personas y máquinas: eficiencia y productividad, controles de calidad, inspección y muestreo, cambios tecnológicos, etc.
Con relación a movimientos: transportes, almacenamiento, distribución, comunicaciones.
Enfoque de Contingencias.
La teoría de las contingencias tiene como premisa fundamental que las acciones administrativas apropiadas en una empresa dependen de la situación particular.
Busca identificar variables o elementos propios de cada situación o tipo de organización.
El término contingencia resulta confuso en la actualidad, debido a que otras teorías administrativas con mayor divulgación, como por ejemplo la Planificación Estratégica (que se estudia más adelante en este curso), utilizan el término contingencia como sinónimo de riesgo o situación con cierto peligro. Si se busca en un diccionario de español, podemos encontrar la siguiente definición: "Del latín, contingencia. Posibilidad de que una cosa suceda o no suceda. Cosa que puede suceder o no suceder. Riesgo".
La teoría de las contingencias se basa en los siguientes enunciados:
Lo falso o lo verdadero solo puede conocerse siguiendo un modelo único y exclusivo.
No se alcanza la eficiencia empresarial siguiendo un modelo único y exclusivo.
No existe una forma única que sea mejor de organizarse para alcanzar los objetivos y las metas, sumamente diversos.
La estructura de una empresa y su accionar son dependientes de su interpelación con el ambiente externo.
Identificación de variables que provocan mayor impacto e incidencia en la empresa, como lo son el ambiente y la tecnología.
Modelo de las 7-S de McKinsey.
Este enfoque fue desarrollado por la firma consultora McKinsey & Company. En la actualidad se ha vuelto muy popular. La característica más sobresaliente de este modelo es que ha sido ampliamente comprobado en diversas empresas y este marco de referencia ha sido utilizado por prestigiosas escuelas de administración, como Harvard y Stanford. De esta forma, la teoría y la práctica parecen apoyarse mutuamente en el estudio y análisis de la administración.
Las 7-S son las siguientes:
1. HABILIDAD (SKILLS): la empresa debe determinar su verdadera habilidad para algo.
2. ESTRUCTURA (STRUCTURE): debe definirse claramente las funciones que se desarrollan en la empresa, así como el organigrama de la misma.
3. SISTEMAS (SYSTEMS): se refiere a los procesos y flujos formales e informales dentro de la empresa.
4. ESTILO (STYLE): definición de la forma de actuar en los momentos en que ocurran crisis.
5. PERSONAL (STAFF): el recurso humano, sus características, su educación, etc.
6. VALORES COMPARTIDOS (SHARED VALUES): lo que la empresa significa y comparte con las personas.
7. ESTRATEGIA (STRATEGY): el plan para asignar recursos y lograr tener ventaja competitiva.
2. ESTRUCTURA (STRUCTURE): debe definirse claramente las funciones que se desarrollan en la empresa, así como el organigrama de la misma.
3. SISTEMAS (SYSTEMS): se refiere a los procesos y flujos formales e informales dentro de la empresa.
4. ESTILO (STYLE): definición de la forma de actuar en los momentos en que ocurran crisis.
5. PERSONAL (STAFF): el recurso humano, sus características, su educación, etc.
6. VALORES COMPARTIDOS (SHARED VALUES): lo que la empresa significa y comparte con las personas.
7. ESTRATEGIA (STRATEGY): el plan para asignar recursos y lograr tener ventaja competitiva.
Calidad Total.
La administración de la Calidad Total se puede definir como el comportamiento estratégico para mejorar la calidad, combinando métodos estadísticos de control de la calidad con un compromiso cultural por buscar instrumentos en las mejorías que aumentan la calidad y disminuyan los costos, mejorando de esta manera las ventajas competitivas e incrementando el rendimiento.
El llamado gurú de la Calidad Total, Dr. Edward Demming la define así: "satisfacción de los requerimientos y las expectativas de nuestros clientes, tanto internos como externos, en lo que se refiere a productos y servicios, la primera vez y a tiempo todas las veces". Y agrega que "la calidad total es la condición humana que reconoce la presencia de otro que necesita un servicio y, se le da exactamente lo que necesita".
Edward Demming estableció los siguientes puntos en su programa de calidad total:
1. Crear constancia en el propósito de mejorar.
2. Adoptar la nueva filosofía.
3. No depender de la inspección masiva.
4. Acabar con la práctica de adjudicar contratos de compra basándose exclusivamente en el precio.
5. Mejorar continuamente y por siempre el sistema de producción y servicios.
6. Instituir la capacitación en el trabajo.
7. Instituir el liderazgo.
8. Desterrar el temor.
9. Eliminar las barreras que existen entre las áreas de Staff y las de Línea.
10. Eliminar los slogans, las exhortaciones y las metas numéricas para el personal.
11. Eliminar las cuotas numéricas.
12. Derribar las barreras que miden el orgullo de hacer bien un trabajo.
13. Instituir un programa vigoroso de educación y reentrenamiento.
14. Tomar medidas para lograr la transformación.
Entre algunos de los fines que persigue la Calidad Total están: el fomento del trabajo en equipo, participación activa de los empleados, planificación constante, producción eficaz, satisfacción y superación de las expectativas del cliente, mejorar el ambiente laboral y mejoramiento de la comunicación.
Los pasos para la implementación de la Calidad Total son:
a) Conocimiento de los cambios a efectuar.
b) Aplicación de los conocimientos.
c) Cambios en las conductas personales.
d) Cambio en el comportamiento grupal.
e) Hacer bien las cosas desde la primera vez.
Para alcanzar la Calidad Total existen cuatro etapas básicas:
Etapa 1: producir bienes y/o servicios que se entreguen tal y como se generan.
Etapa 2: entregar productos y proporcionar servicios sin defectos, repitiendo los que no cumplen con las especificaciones. Establecimiento de Manuales y controles internos.
Etapa 3: producir con "cero defectos" bienes y/o servicios controlando los procesos de elaboración. Estrecha supervisión.
Etapa 4: producir con "cero defectos" bienes y/o servicios incorporando las necesidades del cliente al diseño y elaboración de los mismos. Calidad Total.
ENFOQUE CONDUCTIVISTA DE LA ADMINISTRACION:
Maslow, Abraham Harold (1908-1970), psicólogo estadounidense y máximo exponente de la psicología humanística, nacido en Nueva York, y formado en la Universidad de Wisconsin. La mayor parte de su carrera docente transcurrió en la Universidad de Brandeis. Consideró el conductismo ortodoxo y el psicoanálisis demasiado rígidos teóricamente, y preocupado por la enfermedad mental, desarrolló una teoría de la motivación que describe el proceso por el que el individuo pasa de las necesidades básicas, como alimentarse y mantener relaciones sexuales, a las necesidades superiores. Este proceso lo denominó autorrealización y consiste en el desarrollo integral de las posibilidades personales. La psicoterapia humanística, normalmente empleada como terapia de grupo, se aplica para ayudar al individuo a progresar a través de las etapas que van de las necesidades básicas elementales a las superiores. Sus principales obras son Motivación y personalidad (1954) y Hacia una psicología del ser (1962).
Abraham Maslow: Se refiere al tema de las motivaciones, según la jerarquía de las necesidades que él realizó sobre el tema de las motivaciones hace interesantes planteamientos al respecto. Según Maslow: Las motivaciones son complejas, es decir, son varios los motivos que concurren al mismo tiempo y lo inducen a actuar. No existe un motivo único que afecte al comportamiento.
Existe una jerarquía de las necesidades, esto significa que las necesidades básicas deben estar satisfechas al menos en forma parcial antes de satisfacer otra necesidad de menor nivel vital.
Una necesidad satisfecha pierde su efecto motivador. El ser humano tiene una permanente condición de necesitado, en cuanto satisface una necesidad, aparece otra que la reemplaza en su efecto motivador.
Maslow estableció cinco categorías:
5 Desarrollo.
4 Egóticas.
3 Sociales.
2 Seguridad.
1 Fisiológicas.
1. Fisiológicas: Alimentación, vestuario, vivienda.
1. Seguridad: Protección contra peligros, amenazas, pérdidas o ingresos a empleos, privaciones, etc.
2. Sociales: Sentirse parte de un grupo, aceptado por sus iguales; dar y recibir amistad, amor, grupo familiar creciente.
3. Egóticas: Autoestima, confianza en si mismo, independencia, logros, competencia; Necesita auto aceptarse y tener una valoración de si mismo.
El ser humano necesita ser reconocido como competente y capaz por los demás compañeros, la falta de satisfacción de esta necesidad puede originar sentimientos de inferioridad, de desaliento, apatía y dar origen a las tendencias neuróticas compensatorias.
4. Desarrollo o autorrealización: Alcanzar el desarrollo de todas las potencialidades hacia un crecimiento continuo.
