Unidad 16
Otras Técnicas de Planificación
Diagrama de análisis de proceso.
Es la representación gráfica de la trayectoria en la elaboración de un producto o actividades, y en el cual se señalan todas las acciones que se llevarán a cabo, mediante el uso de los símbolos correspondientes.
Se hace uso de simbología para mostrar acciones como "transporte", "operación", "inspección", "demora" y "almacenamiento" o "archivo".
Diagrama de flujo.
Un diagrama de flujo tiene muchas similitudes con el diagrama de análisis de proceso, salvo que éste se refiere a acciones de carácter administrativo, y utiliza símbolos tales como: inicio o finalización del flujo, actividad, documento, decisión o alternativa, archivo, conector de página y conector.
Los pronósticos.
Son conjeturas sobre una situación futura, considerando que se presentan ciertos datos conocidos; es una opinión sobre lo que puede suceder y tomando como base datos pasados.
Conjetura es un juicio probable de una cosa por indicios y observaciones.
Premisa es una proposición que contiene una descripción breve, de la causa y el resultado que se puede obtener, al poner en práctica una alternativa determinada.
Premisa es una proposición que contiene una descripción breve, de la causa y el resultado que se puede obtener, al poner en práctica una alternativa determinada.
Uno de los métodos utilizados para realizar pronósticos es el de los Mínimos Cuadrados, por el cual la relación media entre dos o más variables es calculada cuantitativamente, y se trata de conocer datos futuros basándose en los ya conocidos.
El Método Incremental estudia los incrementos (positivos o negativos) que con relación a periodos anteriores se han venido presentando, luego se efectúa un promedio aritmético de los incrementos porcentuales y el resultado final se aplica incrementándolo al resultado del presente periodo.
Finalmente, el Método de Tendencias estudia las tendencias que se vienen mostrando en los resultados anteriores, tomando dentro del análisis el año de referencia y el resultado obtenido en ese año.
Estos métodos que se acaban de mencionar, pueden ser encontrados en cualquier libro de estadística para ahondar con más detalles en el desarrollo de cada uno de éstos.
EL ANALISIS FODA
Es requisito fundamental para una correcta administración y planificación, conocer la organización, entonces, se presenta una técnica denominada “Análisis FODA” que consiste, como se verá en el desarrollo de este concepto en analizar con los empleados de la organización para establecer qué aspectos son favorables o desfavorables en el aspecto interno y externo de la organización en cumplimiento del siguiente cuadro:
INTERNO | EXTERNO |
FORTALEZAS | OPORTUNIDADES |
DEBILIDADES | AMENAZAS |
Análisis FODA (SWOT siglas en inglés), análisis que realizan las empresas cuando efectúan un proceso de planificación, y que consiste en analizar las fuerzas, debilidades, oportunidades y amenazas a las que se enfrenta el proyecto. La palabra SWOT proviene de las iniciales en inglés de los cuatro elementos analizados ya indicados, y que corresponden en cada caso a Strengths, Weaknesses, Opportunities y Threats. Pero también podría denominarse con propiedad TOWS, puesto que no existe ninguna relación jerárquica entre estos cuatro elementos, aunque se diferencian entre sí los "internos" y los "externos". Se estima que la empresa ejerce cierto control sobre sus fuerzas y debilidades internas. Si se confirma la capacidad de fabricar productos de alta calidad, pero se admiten las deficiencias del departamento de marketing o mercadotecnia, se pueden centrar los objetivos en reforzar este último sin tener que esforzarse en mejorar la calidad. El control sobre las oportunidades y amenazas provenientes del exterior es menor. Antes de poder aprovechar las oportunidades que ofrece el mercado, primero hay que saber identificarlas. Estos dos elementos dependen sobre todo de la actuación de las empresas competidoras: dependiendo de las oportunidades que hayan identificado y estén explotando las empresas rivales existirán mayores o menores amenazas. Sin embargo, las amenazas y oportunidades a las que se enfrenta la empresa no dependen en exclusiva de la actuación de las otras empresas, también dependen de la legislación, de las tendencias en los gustos de los consumidores y de las nuevas tecnologías, entre otros muchos factores.
El análisis SWOT es un análisis muy subjetivo. Su utilidad potencial depende de la fiabilidad y exactitud del estudio. Su instrumentalidad efectiva depende de lo que se haga a partir de las conclusiones obtenidas tras efectuar el análisis. En última instancia, la validez de las conclusiones depende del examen previo de toda una serie de factores entre los que cabe destacar la productividad del trabajo, los canales de distribución, y las técnicas y volumen de ventas, el tamaño del mercado, etcétera. Si los datos obtenidos a partir de esta investigación son fiables, la importancia del análisis SWOT dependerá de la mejor o peor valoración que se haga de estos datos y de las acciones que se tomen a partir del análisis. Por lo tanto, si una empresa llega a la conclusión de que es más fuerte de lo que representa en realidad, puede subestimar las amenazas a las que se enfrenta; mientras que una empresa que no identifica una oportunidad extraordinaria puede verse debilitada en el futuro.
Unidad 17
La Organización. Generalidades.
Se refiere a la creación de una estructura, la cual determine las jerarquías necesarias y agrupación de actividades, con el fin de simplificar las mismas y sus funciones dentro del grupo social.
Esencialmente, la organización nació de la necesidad humana de cooperar. Los hombres se han visto obligados a cooperar para obtener sus fines personales, por razón de sus limitaciones físicas, biológicas, sicológicas y sociales. En la mayor parte de los casos, esta cooperación puede ser más productiva o menos costosa si se dispone de una estructura de organización.
Se dice que con buen personal cualquier organización funciona. Se ha dicho, incluso, que es conveniente mantener cierto grado de imprecisión en la organización, pues de esta manera la gente se ve obligada a colaborar para poder realizar sus tareas. Con todo, es obvio que aún personas capaces que deseen cooperar entre sí, trabajarán mucho mas efectivamente si todos conocen el papel que deben cumplir y la forma en que sus funciones se relacionan unas con otras.
Este es un principio general, válido tanto en la administración de empresas como en cualquier institución.
Así, una estructura de organización debe estar diseñada de manera que sea perfectamente clara para todos, quien debe realizar determinada tarea y quien es responsable por determinados resultados; en esta forma se eliminan las dificultades que ocasiona la imprecisión en la asignación de responsabilidades y se logra un sistema de comunicación y de toma de decisiones que refleja y promueve los objetivos de la empresa.
A continuación se enumeran y explican los elementos de la organización los cuales, una vez comprendidos y asimilados coadyuvaran en una mejor administración:
a) División del trabajo. Para dividir el trabajo es necesario seguir una secuencia que abarca las siguientes etapas: la primera; (jerarquización) que dispone de las funciones del grupo social por orden de rango, grado o importancia. La segunda; (departamentalización) que divide y agrupa todas las funciones y actividades, en unidades específicas, con base en su similitud.
b) Coordinación. Se refiere a la sincronización de los recursos y los esfuerzos de un grupo social, con el propósito de lograr oportunidad, unidad, armonía y rapidez, en el desarrollo de los objetivos.
Unidad 18
Los Organigramas
Una de las herramientas más importantes al definir la estructura orgánica de la empresa es el "organigrama", pero desgraciadamente, una preocupación por la técnica de confección del mismo puede hacer que se pierda de vista los fines básicos de su diseño.
Los organigramas:
1) Establecen la comprensión de los problemas de comunicación;
2) Orientan a los nuevos trabajadores hacia las relaciones y complejidades estructurales;
3) Proporcionan una imagen gráfica de la empresa a terceros.
2) Orientan a los nuevos trabajadores hacia las relaciones y complejidades estructurales;
3) Proporcionan una imagen gráfica de la empresa a terceros.
Los organigramas, en su forma más simple, únicamente muestran las unidades y relaciones funcionales. En un estado más complejo, pueden añadirse el titular del puesto de trabajo u oficina, las responsabilidades principales, los comités, e incluso las relaciones de comunicación. Sin embargo son tan grandes y complejas que en tales organigramas pueden verse únicamente puestos claves o segmentos de la organización.
¿Qué es un organigrama?
¿Qué es un organigrama?
Un organigrama es la representación gráfica de la estructura orgánica de una empresa o de una de sus áreas o unidades administrativas, en la que se muestran las relaciones que guardan entre sí los órganos que la componen.
¿Cuál es el objeto de los organigramas?
Son el instrumento idóneo para plasmar y transmitir en forma gráfica y objetiva la composición de una organización.
¿Cuál es la utilidad de los organigramas?
* Brindan una imagen formal de la organización.
* Son una fuente de consulta oficial.
* Facilitan el conocimiento de una empresa, así como de sus relaciones de jerarquía.
* Constituyen un elemento técnico valioso para hacer análisis organizacional.
* Facilitan el conocimiento de una empresa, así como de sus relaciones de jerarquía.
* Constituyen un elemento técnico valioso para hacer análisis organizacional.
¿Cuáles son los criterios para preparar un organigrama?
1) Precisión: las unidades administrativas y sus relaciones e interrelaciones deben establecerse con exactitud.
2) Sencillez: deben ser lo más simple posible, para representar la(s) estructura(s) en forma clara y comprensible.
3) Uniformidad: en su diseño es conveniente homogeneizar el empleo de nomenclatura, líneas, figuras y composición para facilitar su interpretación.
4) Presentación: su acceso depende en gran medida de su formato y estructura, por lo que deben prepararse complementando tanto criterios técnicos como de servicio, en función de su objeto.
5) Vigencia: Para conservar su validez, deben mantenerse actualizados. Es recomendable que en el margen inferior derecho se anote el nombre de la unidad responsable de su preparación, así como la fecha de autorización.
2) Sencillez: deben ser lo más simple posible, para representar la(s) estructura(s) en forma clara y comprensible.
3) Uniformidad: en su diseño es conveniente homogeneizar el empleo de nomenclatura, líneas, figuras y composición para facilitar su interpretación.
4) Presentación: su acceso depende en gran medida de su formato y estructura, por lo que deben prepararse complementando tanto criterios técnicos como de servicio, en función de su objeto.
5) Vigencia: Para conservar su validez, deben mantenerse actualizados. Es recomendable que en el margen inferior derecho se anote el nombre de la unidad responsable de su preparación, así como la fecha de autorización.
Presentación básica de un organigrama.
Se puede notar en este organigrama que el nivel jerárquico superior lo conforma la Gerencia General, y ésta tiene cuatro subordinados, a saber: Producción, Mercadeo, Finanzas y Personal.
